Om discussies tussen de werkgever en de ex-werknemer te vermijden is het belangrijk na te gaan wat kan en wat niet kan omtrent de communicatie betreffende het ontslag van een werknemer. De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) bevestigde alvast dat je niet zomaar alles aan iedereen kunt communiceren… We geven u graag wat meer duiding hierover!
Ontslag op vraag van de werkgever
Op 15 januari 2023 stuurde een werkgever een e-mail naar zijn medewerkers betreffende het ontslag van twee werknemers. De e-mail vermeldde dat de werknemers werden ontslagen wegens ernstig wangedrag. In een gelijkaardige casus schond een werkgever de GDPR-wetgeving door te vermelden op het intranet van de onderneming dat de werknemer ontslagen was met onmiddellijke ingang. Het intranet was beschikbaar voor 428 mensen. In beide gevallen beschouwde de GBA het als onnodig dat de werkgevers de reden van ontslag of de onmiddellijke ingang vermeldde om de werknemers in te lichten over het ontslag.
De GBA merkte op dat een onderscheid moest gemaakt worden tussen het aankondigen van het ontslag aan de rest van het personeel en het verduidelijken van de reden voor het ontslag. De GBA is van oordeel dat het informeren van het personeel over het ontslag gepast is en geen schending van de rechten is. De GBA was echter ook van oordeel dat het tweede onderdeel van het bericht, waarin de werkgever verduidelijkte of suggereerde wat de reden van ontslag was, geen noodzakelijke informatie was voor de mededeling.
Let wel, in sommige gevallen kan het weldegelijk van belang zijn dat u vermeldt dat het een ontslag met onmiddellijke ingang betreft zodat uw werknemers weten dat ze per direct enkele taken moeten overnemen of niet meer bij die persoon terecht kunnen.
We concluderen dus dat persoonsgegevens correct, relevant en beperkt moeten blijven tot wat nodig is voor de doeleinden. Het is niet meer dan normaal om uw werknemers in te lichten over het ontslag, maar vermijd de communicatie van andere elementen omtrent het ontslag. Vermeld dus zaken zoals ‘met onmiddellijke ingang’ en op ‘initiatief van de werkgever’ of ‘de beslissing werd genomen na enkele bijsturingsgesprekken’ zeker niet als dit geen noodzakelijke informatie is om een goed personeelsbeleid te voeren.
Ontslag door de werknemer
Vaak neemt de werknemer zelf ontslag. In die situatie is het meestal gemakkelijker om met die werknemer afspraken te maken rond de aankondiging van het ontslag. Wanneer werknemers ontslag nemen kunnen er vragen ontstaan bij de andere werknemers. Laat daarom de werknemers weten wie de taken van de ontslagnemend collega op zich neemt en wat de laatste werkdag van de collega is indien dit relevant is voor de werking van uw onderneming.
Het is geen slechte gewoonte om de werknemers die het meeste impact zullen hebben van het ontslag mondeling op de hoogte te brengen. Daarna kunt u best via e-mail de rest van het departement op de hoogte brengen. Richt de e-mail niet aan de hele onderneming, maar enkel aan de werknemers die de ontslagnemend collega kennen en er mee samengewerkt hebben. U kunt ook een afscheidsmoment voorzien zodat de collega’s op een correcte en aangename manier afscheid kunnen nemen.
Zelf bij ontslag op initiatief van de werknemer kan je best eerst de goedkeuring vragen aan de werknemer om eventueel toch te vermelden waarom de werknemer weggaat en eventueel welke professionele nieuwe uitdaging hij of zij zal aangaan. Indien van toepassing kan je ook je dankbaarheid aan de werknemer tonen voor het werk dat hij of zij heeft gedaan voor uw bedrijf. Op die manier laat u uw werknemers zien dat hun werk gewaardeerd wordt.
Heeft u specifieke vragen rond de communicatie van het ontslag van één van uw personeelsleden en/of omtrent de financiële gevolgen hiervan voor uw zaak? Geef ons gerust een seintje. We bekijken het graag voor u.
Het Flamée en Partners team
