Privacybeleid Flamée & Partners BV
1. Wij hechten belang aan uw privacy
1.1 Waarom dit privacybeleid?
Flamée & Partners Accountants en Belastingconsulenten BV (hierna: Flamée & Partners BV of ‘wij’) vindt uw privacy erg belangrijk. Wij streven er dan ook naar uw persoonsgegevens op een transparante, wettelijk correcte en eerlijke manier te verwerken en op passende wijze te beveiligen.
In dit privacybeleid duiden wij u hoe de verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt, welke rechten u als betrokkene heeft en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip ‘verwerking’ omvat o.a. het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
1.2 Over ons
Flamée & Partners BV is actief in België. Dit privacybeleid heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door Flamée & Partners BV, met zetel te 8530 Harelbeke, Overleiestraat 100 alsook elke met Flamée & Partners BV verbonden vennootschap overeenkomstig artikel 1:20 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
1.3 Onze contactgegevens
Wij pogen u in dit privacybeleid zo transparant mogelijk te informeren over de verwerking van uw gegevens en uw rechten hieromtrent. Als u toch nog vragen heeft omtrent de verwerking van uw gegevens of indien u uw rechten als betrokkene wil uitoefenen, kan u ons steeds bereiken per mail op info@flamee.be of per brief gericht aan Flamée & Partners BV, 8530 Harelbeke, Overleiestraat 100.
2. Waarom verzamelen wij persoonsgegevens (doeleinden)?
Wij hebben diverse doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens verzamelen. Deze doeleinden helpen zowel ons als onze klanten en zakenrelaties verder. Uiteraard is elk doeleinde gebaseerd op een wettelijke grondslag (een basis waarbij de privacywetgeving ons toestaat gegevens te verwerken). Hieronder duiden wij de doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens verzamelen en de wettelijke grondslagen waarop wij ons baseren. Onder de vierde titel van dit privacybeleid komt aan bod welke rechten u als betrokkene bij elk van de wettelijke grondslagen heeft.
2.1 Klantenacceptatiebeleid
Als lid van het Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) zijn wij aan strenge antiwitwaswetgeving onderworpen. Hierdoor zijn wij wettelijk verplicht om elke potentiële klant grondig te screenen alvorens dienstverlening ten aanzien van deze klant aan te vatten. Voor elke klantenacceptatie hebben wij aldus alle persoonsgegevens nodig die de antiwitwaswetgeving ons oplegt. Zo zijn wij bijvoorbeeld verplicht om uw elektronische identiteitskaart in te scannen en alle hiermee gepaard gaande gegevens te verwerken (naam, adres, …). Daarnaast verzamelen wij ook andere nuttige gegevens die ons kunnen helpen om onze verplichting na te komen, zoals e-mailadres, btw-nummer, UBO-verklaringen, etc.
De wettelijke grondslag waarop Flamée & Partners BV zich beroept is de wettelijke verplichting die op ons rust.
Daarnaast worden deze verzamelde gegevens door Flamée & Partners BV gebruikt voor ons eigen klantenacceptatiebeleid.
De wettelijke grondslag waarop Flamée & Partners BV zich beroept voor deze verdere verwerking is ons rechtmatig belang.
De wettelijke grondslag waarop Flamée & Partners BV zich beroept is de wettelijke verplichting die op ons rust.
Daarnaast worden deze verzamelde gegevens door Flamée & Partners BV gebruikt voor ons eigen klantenacceptatiebeleid.
De wettelijke grondslag waarop Flamée & Partners BV zich beroept voor deze verdere verwerking is ons rechtmatig belang.
2.2 Dienstverlening
Aangezien het grootste deel van onze activiteiten zich focust op het verlenen van diensten aan onze (al dan niet occasionele) klanten, verzamelen wij de nuttige persoonsgegevens die ons in staat stellen de verbintenis die wij met u hebben zo goed mogelijk uit te voeren. Hierbij kunnen wij ook gegevens verzamelen die ons in staat stellen op te treden als voordenker van uw onderneming, waarbij wij constant trachten te innoveren en uw onderneming toekomstbestendig te maken. Het is mogelijk dat wij bijkomende gegevens verzamelen om ons in staat te stellen om nieuwe mogelijkheden te toetsen voor u en uw onderneming.
Om onze voordenkersrol ten volle te kunnen uitoefenen, verzamelen wij onder meer identificatiegegevens, rijksregisternummers, gezinssamenstelling en burgerlijke staat, financiële bijzonderheden (zoals inkomsten), persoonlijke kenmerken, eventuele lidmaatschappen van een vereniging uw beroep, uw beroepsmatige gewoontes, uw adresgegevens en diverse overeenkomsten waarvan u deel uitmaakt.
Omdat wij een breed scala aan diensten aanbieden, zijn wij niet in staat om specifiek voor elk van onze diensten te specifiëren welke persoonsgegevens wij nodig hebben en verzamelen. De manier waarom de gegevens verzameld en verwerkt worden kunnen variëren afhankelijk van de geleverde diensten.
De wettelijke grondslag waarop Flamée & Partners BV zich beroept is de uitvoering van de contractuele relatie die wij met elk van onze klanten hebben.
Bij deze dienstverlening komen opnieuw wettelijke verplichtingen kijken. Het is dus mogelijk dat wij deze verzamelde gegevens ook moeten gebruiken voor het nakomen van wettelijke verplichtingen, zoals fiscaalrechtelijke verplichtingen, verdere antiwitwaswetgeving, identiteitsverificatie, ondernemingsrechtelijke verplichtingen, etc.
De wettelijke grondslag waarop Flamée & Partners BV zich beroept voor deze verdere verwerking is de wettelijke verplichting die op ons rust.
Om onze voordenkersrol ten volle te kunnen uitoefenen, verzamelen wij onder meer identificatiegegevens, rijksregisternummers, gezinssamenstelling en burgerlijke staat, financiële bijzonderheden (zoals inkomsten), persoonlijke kenmerken, eventuele lidmaatschappen van een vereniging uw beroep, uw beroepsmatige gewoontes, uw adresgegevens en diverse overeenkomsten waarvan u deel uitmaakt.
Omdat wij een breed scala aan diensten aanbieden, zijn wij niet in staat om specifiek voor elk van onze diensten te specifiëren welke persoonsgegevens wij nodig hebben en verzamelen. De manier waarom de gegevens verzameld en verwerkt worden kunnen variëren afhankelijk van de geleverde diensten.
De wettelijke grondslag waarop Flamée & Partners BV zich beroept is de uitvoering van de contractuele relatie die wij met elk van onze klanten hebben.
Bij deze dienstverlening komen opnieuw wettelijke verplichtingen kijken. Het is dus mogelijk dat wij deze verzamelde gegevens ook moeten gebruiken voor het nakomen van wettelijke verplichtingen, zoals fiscaalrechtelijke verplichtingen, verdere antiwitwaswetgeving, identiteitsverificatie, ondernemingsrechtelijke verplichtingen, etc.
De wettelijke grondslag waarop Flamée & Partners BV zich beroept voor deze verdere verwerking is de wettelijke verplichting die op ons rust.
2.3 Onderhoud van de klantenrelaties
Om onze voordenkersrol zoals hierboven besproken volledig te kunnen uitvoeren, kunnen wij mails naar u sturen met producten of diensten waarvan wij overtuigd zijn dat ze voor u van belang kunnen zijn. Flamée & Partners BV beroept zich hiervoor op de wettelijke grondslag van het gerechtvaardigd belang.
2.4 Personeelsbeleid – aantrekken van nieuwe medewerkers
Als kwalitatieve dienstverlener investeert Flamée & Partners BV voortdurend in het aantrekken van nieuwe medewerkers. Hiervoor verzamelen wij vrijwillig aangeboden gegevens die te vinden zijn op cv’s, visitekaartjes en sollicitatiebrieven. Het gaat dan om gegevens zoals identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken, gezinssamenstelling, interesses en vrijetijdsbesteding, opleiding en vorming en huidig beroep.
De wettelijke grondslag waarop Flamée & Partners BV zich beroept is de toestemming van de sollicitant.
Daarnaast gaat Flamée & Partners BV ook voortdurend zelf op zoek naar nieuwe medewerkers. Ook hier gaat het om gegevens zoals identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken, gezinssamenstelling, interesses en vrijetijdsbesteding, opleiding en vorming en huidig beroep. Bij het verzamelen van gegevens hiertoe (bijvoorbeeld contactgegevens verkregen door interimkantoren, scholen, etc.), beroepen wij ons op de wettelijke grondslag van ons gerechtvaardigd belang.
De wettelijke grondslag waarop Flamée & Partners BV zich beroept is de toestemming van de sollicitant.
Daarnaast gaat Flamée & Partners BV ook voortdurend zelf op zoek naar nieuwe medewerkers. Ook hier gaat het om gegevens zoals identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken, gezinssamenstelling, interesses en vrijetijdsbesteding, opleiding en vorming en huidig beroep. Bij het verzamelen van gegevens hiertoe (bijvoorbeeld contactgegevens verkregen door interimkantoren, scholen, etc.), beroepen wij ons op de wettelijke grondslag van ons gerechtvaardigd belang.
2.5 Personeelsbeleid – in dienst getreden medewerkers
Eens een medewerker bij Flamée & Partners BV in dienst is getreden, proberen wij zoveel als mogelijk zorg te dragen voor onze werknemers door bijvoorbeeld correcte uitbetaling, het aanbieden van een bedrijfswagen, het afsluiten van verzekeringen, etc. Hiervoor verzamelen wij alle nuttige gegevens, zoals identificatiegegevens, financiële gegevens, rijksregisternummer en burgerlijke staat.
In een eerste verwerking, met name de verwerking die gebaseerd is op de doelstelling van het uitvoeren van ons personeelsbeleid beroepen wij ons op de wettelijke grondslag dat de gegevensverzameling nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst.
In een daaropvolgende gegevensverwerking van dezelfde gegevens worden wij echter ook aan tal van wettelijke verplichtingen onderworpen (zowel bij loonadministratie als bij verzekeringen als bij de bedrijfswagens moet Flamée & Partners BV aan tal van wettelijke verplichtingen voldoen). De wettelijke grondslag waarop Flamée & Partners BV zich beroept is de wettelijke verplichting die op ons rust.
In een eerste verwerking, met name de verwerking die gebaseerd is op de doelstelling van het uitvoeren van ons personeelsbeleid beroepen wij ons op de wettelijke grondslag dat de gegevensverzameling nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst.
In een daaropvolgende gegevensverwerking van dezelfde gegevens worden wij echter ook aan tal van wettelijke verplichtingen onderworpen (zowel bij loonadministratie als bij verzekeringen als bij de bedrijfswagens moet Flamée & Partners BV aan tal van wettelijke verplichtingen voldoen). De wettelijke grondslag waarop Flamée & Partners BV zich beroept is de wettelijke verplichting die op ons rust.
2.6 Administratieve doeleinden
Voor ons administratiebeleid verzamelen wij alle nuttige gegevens met betrekking tot onze onze facturatie en ons leveranciersbeheer. Het gaat om identificatiegegevens, financiële gegevens, betalingsgegevens en betalingsoverzichten en factuurgegevens die verzameld worden om de eigen boekhouding en facturatie van Flamée & Partners BV te kunnen onderhouden.
In een eerste verwerking beroept Flamée & Partners BV zich op haar gerechtvaardigd belang als wettelijke grondslag.
Daarnaast zijn een aantal administratieve zaken (zoals het voeren van onze eigen boekhouding) een wettelijke verplichting. Dezelfde gegevens worden – louter in de mate van het nodige – opeenvolgend verwerkt om aan de wettelijke grondslag van onze wettelijke verplichting te voldoen.
In een eerste verwerking beroept Flamée & Partners BV zich op haar gerechtvaardigd belang als wettelijke grondslag.
Daarnaast zijn een aantal administratieve zaken (zoals het voeren van onze eigen boekhouding) een wettelijke verplichting. Dezelfde gegevens worden – louter in de mate van het nodige – opeenvolgend verwerkt om aan de wettelijke grondslag van onze wettelijke verplichting te voldoen.
2.7 Cookies
Op onze website www.flamee.be maken wij gebruik van sociale media toepassingen met een verwijzing naar één van onze sociale media pagina’s. Voor de correcte werking hiervan plaatsen de betrokken bedrijven een cookie op uw computer. Voor meer informatie hieromtrent verwijzen wij naar ons specifiek cookiebeleid (LINK NAAR COOKIEBELEID). Wij wijzen er u ook op dat alle persoonsgegevens die u meedeelt aan deze sociale media toepassingen kunnen worden gelezen, verzameld en verwerkt door deze bedrijven.
2.8 Direct marketing
Wij verzamelen contactgegevens (naam en e-mailadres) voor het versturen van nieuwsbrieven (de Flamée-Flash). Het is immers zowel in uw als in ons voordeel dat u steeds op de hoogte bent van de nieuwste ontwikkelingen in onze sector. Omdat wij uw gegevensbescherming belangrijk vinden, vragen wij hiervoor steeds uw uitdrukkelijke toestemming door middel van een optionele inschrijving.
U kan zich ook steeds eenvoudig uitschrijven uit de nieuwsbrieven zonder opgave van een reden.
De wettelijke grondslag waarop Flamée & Partners BV zich beroept is de toestemming die wij van u verkrijgen.
U kan zich ook steeds eenvoudig uitschrijven uit de nieuwsbrieven zonder opgave van een reden.
De wettelijke grondslag waarop Flamée & Partners BV zich beroept is de toestemming die wij van u verkrijgen.
3. Het delen van uw persoonsgegevens
3.1 Het vrijwillig delen van gegevens
Flamée & Partners BV zal uw persoonsgegevens nooit verkopen of verhuren aan derden voor hun eigen gebruik en zal uw persoonsgegevens nooit doorgeven buiten de EU/ de EER.
Uw gegevens kunnen ook verwerkt worden door derden die hiertoe van onze uitdrukkelijke toestemming gekregen hebben en die deze gegevens nodig hebben om onze taken uit te voeren. Deze derden verwerken uw gegevens op basis van dezelfde wettelijke grondslag als de oorspronkelijke en zullen hierbij dezelfde zorgen en beveiliging toepassen.
Flamée & Partners BV heeft binnen de volledige organisatie maatregelen getroffen om te waarborgen dat uw verwerkte gegevens beschermd zijn en zelfs binnen de organisatie niet geraadpleegd kunnen worden zonder dat hier een specifieke grond toe is. Er zijn ook maatregelen getroffen om te waarborgen dat persoonsgegevens die binnen Flamée & Partners BV uitgewisseld worden voldoende beschermd zijn.
Uw gegevens kunnen ook verwerkt worden door derden die hiertoe van onze uitdrukkelijke toestemming gekregen hebben en die deze gegevens nodig hebben om onze taken uit te voeren. Deze derden verwerken uw gegevens op basis van dezelfde wettelijke grondslag als de oorspronkelijke en zullen hierbij dezelfde zorgen en beveiliging toepassen.
Flamée & Partners BV heeft binnen de volledige organisatie maatregelen getroffen om te waarborgen dat uw verwerkte gegevens beschermd zijn en zelfs binnen de organisatie niet geraadpleegd kunnen worden zonder dat hier een specifieke grond toe is. Er zijn ook maatregelen getroffen om te waarborgen dat persoonsgegevens die binnen Flamée & Partners BV uitgewisseld worden voldoende beschermd zijn.
3.2 Het verplicht delen van gegevens
Soms wordt Flamée & Partners BV wettelijk verplicht om gegevens over te maken aan derden. Dit bij de publieke autoriteiten en regelgevende instanties waar een wettelijke verplichting bestaat om gegevens over te maken, zoals de belastingadministratie. Dit kan ook verplicht zijn door gerechtelijke of onderzoeksinstanties, zoals politie, het openbaar ministerie, de bijzonder belastinginspectie, etc. Ook hier doen wij bij Flamée & Partners BV ons uiterste best om uw gegevens zoveel mogelijk te beschermen.
3.3 Het delen van gegevens ter bescherming van onze onderneming
Als laatste kan Flamée & Partners BV uw gegevens delen om de rechten, eigendom of veiligheid van onze onderneming of ons cliënteel te beschermen, zoals vereist of toegestaan door de verscheidene wettelijke bepalingen.
4. Uw rechten als betrokkene
4.1 Recht van inzage
U kan kosteloos een kopie vragen van de persoonsgegevens die wij over u verzameld hebben. Flamée & Partners BV kan u een gratis kopie geven, maar dat kan niet voor alle documenten. Flamée & Partners BV hecht namelijk ook veel belang aan de rechten en vrijheden van anderen. Het is mogelijk dat Flamée & Partners BV u een lijst bezorgt van alle verzamelde gegevens zonder de gegevens ook daadwerkelijk mee te sturen.
4.2 Recht op verbetering
U mag ons steeds vragen om foute of niet langer actuele persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen.
4.3 Recht op vergetelheid
In bepaalde gevallen mag u ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen. In bepaalde gevallen kunnen wij hier niet aan voldoen. Indien Flamée & Partners BV wettelijk verplicht is om bepaalde persoonsgegevens bij te houden, zullen wij die wettelijke verplichting nakomen. Indien wij een rechtsvordering onderbouwen of uitoefenen, kunnen wij gegevens die hiertoe noodzakelijk zijn ook bewaren.
4.4 Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u een vermoeden heeft dat de verwerkte persoonsgegevens niet (volledig) correct zijn, of wanneer u verzoekt om bepaalde gegevens niet te wissen, kan u Flamée & Partners BV erom verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken.
4.5 Recht van overdraagbaarheid
Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens haar grondslag vindt in uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst, kan u Flamée & Partners BV vragen uw gegevens over te dragen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm.
4.6 Recht van bezwaar
Elke betrokkene heeft een recht op bezwaar. Dit betekent dat u bij Flamée & Partners BV bezwaar kan indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit bezwaar kan echter niet zonder reden, moet door de betrokkene gemotiveerd worden en moet verband houden met een specifieke situatie.
Indien wij niet op uw recht van bezwaar kunnen ingaan, zullen wij u hiervan inlichten en zullen wij u onze motivering overmaken, omdat wij ons engageren u zo goed mogelijk te informeren over waarom wij niet op het bezwaar kunnen ingaan.
Indien wij niet op uw recht van bezwaar kunnen ingaan, zullen wij u hiervan inlichten en zullen wij u onze motivering overmaken, omdat wij ons engageren u zo goed mogelijk te informeren over waarom wij niet op het bezwaar kunnen ingaan.
4.7 Recht om klacht in te dienen
U beschikt ook steeds over het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit kan via volgende contactgegevens.
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
5. Bewaartermijn van uw persoonsgegevens
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan voor de hierboven omschreven doeleinden noodzakelijk. Indien er op de bewaring of verwerking van uw gegevens bijzondere wettelijke bepalingen van toepassing zijn, kunnen uw gegevens in toepassing van die wettelijke bepalingen langer bewaard worden. Voor cookies op onze website geldt een bijzondere bewaringstermijn en verwijzen wij naar ons cookiebeleid.
Als principe hanteert Flamée & Partners BV dat gegevens niet langer worden bijgehouden dan noodzakelijk (minimale gegevensverwerking en opslagbeperking). Het uitgangspunt voor de bewaartermijn van uw persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn of de termijn die wettelijk wordt opgelegd in bijzondere wetgeving.
Als principe hanteert Flamée & Partners BV dat gegevens niet langer worden bijgehouden dan noodzakelijk (minimale gegevensverwerking en opslagbeperking). Het uitgangspunt voor de bewaartermijn van uw persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn of de termijn die wettelijk wordt opgelegd in bijzondere wetgeving.
6. Beveiliging van uw gegevens
Flamée & Partners BV heeft diverse systemen ontwikkeld zodat uw persoonsgegevens veilig, correct en up-to-date gehouden worden. Wij evalueren periodiek onze werking hieromtrent, waarbij zowel onze organisatorische als technische maatregelen getoetst worden aan de huidige omstandigheden.
7. Wijzigingen aan dit privacybeleid
Omdat wij u steeds zo duidelijk mogelijk willen informeren omtrent de verwerking van uw gegevens en omdat onze dienstverlening niet stilstaat, kan dit privacybeleid soms gewijzigd worden. U kan op deze pagina steeds de meest recente versie vinden. Wij raden u aan om regelmatig dit privacybeleid opnieuw door te nemen om op de hoogte te blijven van hoe Flamée & Partners BV uw gegevens beschermt.
