Stel, u krijgt een belastingcontroleur op bezoek. Idealiter bent u in staat de gevraagde documenten onmiddellijk voor te leggen. Maar hoe lang dient u boekhoudkundige documenten te bewaren en op welke wijze?
Zowel voor directe belastingen als voor de BTW-administratie is als algemene regel een bewaartermijn van zeven jaar van toepassing, te rekenen vanaf de eerste dag na het einde van het belastbaar tijdperk of boekjaar waarop ze betrekking hebben. Concreet kunt u in 2021 de stukken van vóór 2014 met een gerust hart weggooien, of toch niet?
Er zijn vanzelfsprekend uitzonderingen op de algemene regel… Zo dient u alle stukken betreffende onroerende goederen 15 jaar en in sommige gevallen 25 jaar bij te houden. De documenten m.b.t. investeringen moeten tot zeven jaar na het jaar waarin er het laatst op afgeschreven werd bewaard worden.
Indien uw onderneming nog fiscaal overdraagbare verliezen heeft, dient u de boekhouding zelfs langer aan te houden.
De boekhoudkundige stukken kunnen zowel op papier als digitaal bijgehouden worden. De FOD Financiën aanvaardt enkel digitale facturen als de inhoud ongewijzigd bleef en blijft gedurende de bewaringsperiode.
De te bewaren documenten omvatten alle boekhoudkundige stukken en informatie waarmee de belastbare inkomsten vastgesteld kunnen worden; facturen, bankuittreksels, contracten, aandelenregisters…
