Stel u voor dat u de waarachtigheid van de beweringen van een sollicitant in twijfel trekt en u dit graag wenst af te toetsen bij de vorige werkgever vooraleer u de selectieprocedure verderzet. Kunt u de vorige werkgever zomaar contacteren om bepaalde gegevens op te vragen (en dus te verwerken)?
Wat zegt de Gegevensbeschermingsautoriteit?
Dit concreet geval deed zich onlangs voor en had als gevolg dat de sollicitant een klacht indiende bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
Tijdens een sollicitatie twijfelde een potentiële werkgever over de waarachtigheid van het werkverleden van een kandidaat-werknemer. De potentiële werkgever nam telefonisch contact op met de vorige werkgever. De vorige werkgever bevestigde het vermoeden van de potentiële werkgever, met name dat de functie van de kandidaat-werknemer in z’n vorige job niet overeenkwam met de functie die de kandidaat-werknemer uit de doeken deed op de sollicitatie. De potentiële werkgever besloot de selectieprocedure af te sluiten en liet per e-mail weten aan de kandidaat-werknemer dat deze beslissing genomen werd op basis van de informatie die de potentiële werkgever had verkregen via de vorige werkgever. De sollicitant besloot een klacht in te dienen bij de GBA.
De GBA heeft aan zowel de vorige werkgever als de potentiële werkgever een berisping opgelegd omdat zij onrechtmatig persoonsgegevens hebben verwerkt. Zij hadden volgens de GBA geen gepaste rechtsgrond om deze persoonsgegevens te verwerken (beslissing GBA, 28.11.2025).
Wat bedoelt de GBA hiermee precies?
Om persoonsgegevens te verwerken heeft u een gepaste rechtsgrond nodig. In het geval het gaat om ‘het opvragen van referenties van de sollicitant’ kan de potentiële werkgever zich baseren op ofwel de ‘toestemming’ als rechtsgrond of op het ‘gerechtvaardigd belang’ als rechtsgrond. Een woordje uitleg:
1 – Toestemming: De sollicitant kan toestemming verlenen om deze informatie op te vragen:
- Een ondertekende verklaring waarin minstens specifieke informatie dient te worden opgenomen.
- Sollicitant kan ook spontaan een referentiepersoon aanduiden. Bijv. door een persoon te vermelden in zijn/haar cv of motivatiebrief en/of een persoon expliciet aan te halen in het sollicitatiegesprek.
2 – Gerechtvaardigd belang: Volgens de GBA kan een potentiële werkgever zich beroepen op het ‘gerechtvaardigd belang’ om referenties te verifiëren om zo inzicht te krijgen in de professionele vaardigheden van een sollicitant. De GBA vindt dit een gangbaar en redelijk middel, op voorwaarde dat de potentiële werkgever de verzamelde informatie niet bij de sollicitant kan opvragen en de sollicitant geïnformeerd is over zijn recht om hiertegen bezwaar te maken.
Met die kanttekening dat de vorige werkgever zich natuurlijk niet kan beroepen op ‘het gerechtvaardigd belang’, enkel op ‘de toestemming van de sollicitant’ om de informatie door te geven.
De beslissing van de GBA om een berisping op te leggen, werd genomen omdat de uitgewisselde gegevens van de sollicitant in het dossier werden opgenomen en er een e-mail over werd geschreven. Met andere woorden, enkel de registratie van persoonsgegevens valt onder de GDPR. Indien de potentiële werkgever louter mondeling of telefonisch navraag had gedaan en er geen enkele verwerking/registratie gebeurd was, zou de GDPR niet van toepassing zijn geweest.
Conclusie
Indien een sollicitant u spontaan een referentiepersoon doorgeeft of specifieke toestemming verleent, mag u steeds de referenties van de sollicitant verifiëren. In het geval er geen toestemming wordt gegeven, kan u enkel gegevens verifiëren op basis van het gerechtvaardigd belang en dat op voorwaarde dat u de verzamelde informatie niet bij de sollicitant zelf kan opvragen.
Indien u vragen hebt omtrent het toepassingsgebied of indien u hulp nodig hebt in een specifieke casus, contacteer ons gerust. We helpen u graag verder.
Het Flamée en Partners team
