In verschillende sectoren is het tegenwoordig gebruikelijk om als ondernemer een voorschot op de factuur te vragen. Zeker indien vooraf materiaal moet worden aangekocht of indien u voor het eerst met iemand een overeenkomst sluit, kan een voorschot in bepaalde mate zekerheid bieden. Deze voordelen betekenen echter niet dat u zomaar zonder formaliteiten een voorschot kunt vragen. Hieronder duiden wij waar u rekening mee moet houden bij het vragen van een voorschot.
Schriftelijke overeenkomst of algemene voorwaarden
Sowieso moet een voorschot schriftelijk overeengekomen worden. Er zijn geen wettelijke bepalingen rond voorschotten, dus u zal als ondernemer zelf moeten bewijzen dat er werd overeengekomen om met een voorschot te werken.
Ook in uw algemene voorwaarden kan u een voorschot vastleggen. Indien u dan ook nog eens kunt bewijzen dat de klant deze voorwaarden op voorhand gekregen en aanvaard heeft, telt dit als schriftelijke overeenkomst. Indien u algemene voorwaarden heeft, bepaalt u daarin dus best dat u een voorschot vraagt en hoe hoog dat voorschot is. Indien u geen algemene voorwaarden heeft en met voorschotten werkt of wil werken, is het zeker raadzaam om algemene voorwaarden op te maken.
In de schriftelijke overeenkomst of algemene voorwaarden neemt u best ook meteen op wat de procedure is als de klant het voorschot niet betaalt. Zo kan u er bijvoorbeeld voor opteren om de werken niet aan te vatten of de goederen niet te leveren tot het voorschot is betaald.
Grenzen aan het voorschot
In principe zijn er geen wettelijke grenzen aan een voorschot. Er zijn op dit principe wel enkele uitzonderingen. Zo mogen bijvoorbeeld aannemers die werken uitvoeren die onder de Wet Breyne vallen maximaal 5% voorschot vragen.
Als u niet onder een uitzondering valt, mag u dus vrij onderhandelen met uw klant. Veel zal afhangen van uw onderhandelingspositie en de bereidheid van de klant om een voorschot te betalen. Immers, indien u tussen het ontvangen van het voorschot en het uitvoeren van de werken failliet gaat, is uw klant zijn voorschot hoogstwaarschijnlijk kwijt.
Ook de sectorale gebruiken spelen hier een rol. Indien uw klant het voorschot weigert, staat het u vrij om op uw beurt de bestelling te weigeren. Omgekeerd heeft ook uw klant het recht een bestelling te weigeren indien hij het voorschot te hoog vindt. U komt dus best op basis van gezonde onderhandelingen tot een compromis dat voor beide partijen aanvaardbaar is.
Wanneer brengt u het voorschot in rekening?
Indien de facturatie in schijven gebeurt, verrekent u het voorschot best niet meteen op de eerste factuur. Zo bent u immers meteen uw buffer tegen wanbetaling kwijt. Als u het voorschot op de laatste factuur verrekent, houdt u tot bij de laatste factuur een voorschot.
Conclusie
Het staat u vrij om een voorschot te vragen aan uw klanten. U zorgt er dan wel best voor dat dit in een schriftelijke overeenkomst of uw algemene voorwaarden werd opgenomen. Tenzij u onder een specifieke uitzondering valt, kunt u vrij overeenkomen hoe hoog het voorschot kan en mag zijn.
De boodschap blijft uiteraard steeds om duidelijke afspraken te maken met uw klanten!
Heeft u hier vragen over? Of wenst u uw algemene voorwaarden te laten checken en updaten aan de constant veranderende juridische context? Contacteer ons gerust per mail of via een telefoontje.
Het Flamée en Partners team
