Door het gebruik van forfaitaire dagvergoedingen kunnen vennootschappen buitenlandse uitgaven – zoals maaltijden en lokaal vervoer die betrekking hebben op zakenreizen in het buitenland – vergoeden zonder dat individuele bewijsstukken moeten worden verzameld.
Dit systeem is fiscaal interessant: voor de werknemer of bedrijfsleider blijft de vergoeding volledig belastingvrij, terwijl de vennootschap deze uitgaven kan aftrekken als beroepskost. De forfaitaire dagvergoeding is verschillend van bestemming tot bestemming.
Hoewel de regeling omtrent de buitenlandse dagvergoedingen aan diverse voorwaarden is gekoppeld, heeft een recente circulaire een aantal belangrijke versoepelingen doorgevoerd dienaangaande.
Versoepelingen
Een eerste belangrijke aanpassing is het wegvallen van de vroegere verplichting dat een buitenlandse dienstreis minstens tien uur moest duren om recht te geven op de forfaitaire dagvergoeding. Dankzij deze aanpassing komen nu ook kortere buitenlandse verplaatsingen in aanmerking om gebruik te maken van deze regeling.
Daarnaast wordt ook de berekening van de vergoeding voor de eerste en laatste dag van de reis versoepeld. Waar voorheen slechts een halve dagvergoeding kon worden toegekend op de dag van vertrek en de dag van terugkeer, mag nu in beide gevallen de volledige dagvergoeding worden toegepast.
Beperkingen
Uiteraard blijven een aantal klassieke beperkingen behouden. Zo moet de dagvergoeding worden verminderd wanneer het hotel of de werkgever bepaalde maaltijden voorziet of terugbetaalt. De circulaire bevestigt hier de gekende percentages, zoals een vermindering van 35% voor een lunch en 45% voor een avondmaal. Op die manier wordt dubbele vergoeding vermeden.
Gaat u of gaan uw werknemer(s) regelmatig voor professionele doeleinden naar het buitenland? Laat ons dan samen even bekijken of er mogelijkheden zijn met betrekking tot het toekennen van een forfaitaire vergoeding voor buitenlandse dienstreizen. Geef ons gerust een seintje! Wij helpen u hiermee graag verder.
Het Flamée en Partners team
