Het is in bepaalde sectoren zeer gebruikelijk om werknemers een smartphone ter beschikking te stellen. Daar zijn echter een heleboel regels rond, die niet altijd even duidelijk te vatten zijn. Per 1 januari 2024 is de wetgeving daaromtrent ook gewijzigd. Voor wie door het bos aan regels de bomen niet meer ziet, bieden wij hieronder enige duiding.
Gsm-policy
Indien u als bedrijf een telefoon ter beschikking stelt aan uw werknemers, is het geen overbodige luxe om meteen ook een gsm-policy op te stellen omtrent het gebruik van het toestel. In een gsm-policy kunt u de regels vastleggen die met het gebruik van het bedrijfstoestel gepaard gaan.
Dit kan vrij ver gaan. Zo kunt u bijvoorbeeld zelfs bepalen welke apps de werknemer mag installeren (bijvoorbeeld een verbod op sociale media-apps), dat de smartphone tijdens de werkuren uitgezet moet worden, etc. Uiteraard is een gezonde verstandhouding met uw werknemers hierbij essentieel.
Minder verregaande bepalingen kunnen bijvoorbeeld zijn dat het toestel gebruikt moet worden door de werknemer (en bijvoorbeeld niet door een gezinslid), dat het toestel in goede staat moet blijven, een verbod om te bellen achter het stuur, etc.
Private gesprekken
Meestal wordt ook overeengekomen dat de werknemer het toestel ook privé mag gebruiken. Limieten aan het privégebruik kunnen ook in een gsm-policy opgenomen worden. Zo raden wij u bijvoorbeeld aan om op te nemen dat de werknemer zelf zal instaan voor de kosten die gepaard gaan met het bellen op vakantie in het buitenland, het bellen naar betaalnummers, het telefonisch betalen van bus- of parkeerticketjes, etc.
Split billing
U kunt met de werknemer ook het systeem van zogenaamde ‘split-billing’ toepassen. U betaalt dan als werkgever de kosten voor professioneel gebruik van het telefoontoestel, terwijl de werknemer zelf instaat voor het privégebruik. Bij wijze van voorbeeld, kunt u bij een abonnement van €25 als werkgever bijvoorbeeld €15 per maand op zich nemen en de overige €10 (plus alle bijkomende kosten zoals bellen naar betaalnummers) door de werknemer laten betalen.
Sancties
Indien de werknemer de gsm-policy niet naleeft, kunt u de werknemer op de vingers tikken. In extreme gevallen (bijvoorbeeld deelname aan illegale activiteiten), kunt u de werknemer zelfs ontslaan om dringende redenen.
Wat met het telefoonnummer bij het einde van de arbeidsovereenkomst?
Om te bepalen wat met het telefoonnummer gebeurt bij het einde van de arbeidsovereenkomst, worden twee situaties onderscheiden.
- Indien u als werkgever een nieuw telefoonnummer voorzien had voor de werknemer (of een nummer toebedeelde dat eerder al in het bedrijf actief was), dan kunt u het nummer behouden aan het einde van de arbeidsovereenkomst.
- Indien de werknemer u vraagt het nummer te behouden, kunt u daarop ingaan doch u bent hiertoe niet verplicht. Indien de werknemer op voorhand reeds het nummer gebruikte, kan hij binnen de termijn van één maand vanaf de beëindiging van de arbeidsovereenkomst schriftelijk het gebruiksrecht op zijn mobiel nummer terugvragen. In dit geval bent u wel verplicht om hierop in te gaan.
Conclusie
Er zijn veel mogelijkheden bij het toekennen van een telefoontoestel (eventueel met telefoonnummer en/of abonnement) aan uw werknemers. U las het echter reeds in de titel: ‘goede afspraken maken goede vrienden’. Het is dus zeker aan te raden om een gsm-policy op te maken indien u telefoontoestellen ter beschikking stelt aan uw werknemers. Dit kadert in een professioneel en transparant verloningsbeleid.
Heeft u vragen over het opstellen van een gsm-policy of andere arbeidsrechtelijke kwesties? Of wenst u onze hulp voor het opstellen van een gsm-policy? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.
Het Flamée en Partners team
