Tegenwoordig vindt een groot deel van de professionele communicatie plaats via e-mail. Een vraag die vaak opkomt, is of deze e-mails kunnen worden gebruikt als bewijsmateriaal in een discussie met een derde partij. Hoewel de rechtspraak voorheen vaak dergelijk bewijs toestond, ontbrak het eigenlijk aan een wettelijke basis. Sinds de invoering van het nieuwe Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek is er echter een wettelijke basis voor het gebruik van e-mails als bewijs. Hieronder volgen de belangrijkste zaken waar u rekening mee moet houden.
Wanneer kunt u een e-mail als bewijs gebruiken?
Het louter versturen van een e-mail is niet voldoende om deze als bewijs te laten gelden. Het is namelijk mogelijk dat de ontvanger de e-mail niet heeft ontvangen of gelezen. De ontvangst is uiteraard wel bewezen als u een antwoord heeft ontvangen van de ontvanger. U kunt daarom aan de ontvanger vragen om per terugkerende e-mail te bevestigen dat de mail is ontvangen. Op deze manier heeft u sluitend bewijs van de ontvangst van de e-mail.
Als u uw tegenpartij liever niet om een specifieke reactie vraagt, kunt u ook werken met een leesbevestiging. Het ontvangen van een leesbevestiging is voldoende om aan te nemen dat uw tegenpartij de e-mail heeft gelezen, waardoor deze ook als bewijs kan worden gebruikt.
Zijn er alternatieven die als oplossing kunnen dienen?
Als de tegenpartij voorafgaandelijk en uitdrukkelijk instemt met het gebruik van een bepaald e-mailadres, wordt ervan uitgegaan dat de ontvanger deze heeft ontvangen. Het kan dus nuttig zijn om bij al uw nieuwe zakelijke relaties het te gebruiken e-mailadres vooraf vast te leggen.
Daarnaast verduidelijkt de wetgever ook expliciet dat het gebruik van communicatie per e-mail contractueel kan worden vastgelegd en op gewoonte kan zijn gebaseerd. Als de partijen binnen dezelfde context al eerder via e-mail hebben gecommuniceerd, gaan ze impliciet akkoord met het gebruik van e-mailcommunicatie.
U kunt er ook voor kiezen om e-mails via een speciaal platform aangetekend te versturen. Op dergelijke platforms moeten zowel u als de ontvanger geregistreerd zijn. Hoewel dit zekerheid biedt met betrekking tot de bewijswaarde van uw verzonden e-mail, vergt dit extra inspanning. Deze werkwijze kan dus zeker van toegevoegde waarde zijn in specifieke gevallen, maar is te omslachtig voor dagelijkse communicatie.
Er zijn dus zeker enkele alternatieven die als oplossing kunnen dienen, maar hou er rekening mee dat het ontvangen van een antwoord of leesbevestiging de meest efficiënte manier van werken is. Let er ook op dat u niet zomaar op elke e-mail een leesbevestiging toestaat, omdat u daarmee uw tegenpartij de mogelijkheid geeft om de e-mail als bewijs te gebruiken.
Heeft u hier specifieke vragen over? Aarzel dan niet om met ons contact op te nemen! Wij helpen u hierbij graag verder.
Het Flamée en Partners team
