U heeft hoogstwaarschijnlijk al eens van een aandelenregister/aandeelhoudersregister gehoord; dit is voor elke BV een wettelijk verplicht document.
Artikel 5:24 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen verplicht immers elke besloten vennootschap (BV) om een aandeelhoudersregister aan te houden. In de praktijk gebeurt het vaak dat de bestuurder van een BV hiervan wel op de hoogte is, maar het aandeelhoudersregister in de praktijk ontbreekt of niet correct werd ingevuld. Hieronder geven wij u mee hoe u het aandeelhoudersregister correct kan invullen. Daarnaast laten wij u, als voorvechters van digitalisering, kennismaken met de digitale versie van het aandeelhoudersregister.
Het aandeelhoudersregister bevat, om wettelijk in orde te zijn, minstens volgende zaken:
- Het aantal aandelen dat de vennootschap heeft uitgegeven (indien van toepassing dient dit onderverdeeld te worden in het aantal aandelen per soort);
- De naam en woonplaats van alle aandeelhouders (of de naam en zetel van de aandeelhouders-rechtspersonen);
- Het aantal aandelen dat elke aandeelhouder aanhoudt (opnieuw onder te verdelen per soort, indien van toepassing);
- De gedane stortingen op elk aandeel, dit is het deel van de beloofde inbrengen dat werd volgestort;
- De statutaire overdrachtsbeperkingen (in de BV is het bijvoorbeeld gebruikelijk dat u toestemming moet vragen aan de andere aandeelhouders wanneer u uw aandelen wil overdragen);
- De aan elk aandeel verbonden stemrechten en winstrechten, indien u niet met soorten van aandelen werkt is dit meestal de klassieke één aandeel = één stem = één deel in de winstverdeling.
Zorg er dus voor dat u de bovenstaande zaken zeker opneemt in het register en, minstens even belangrijk, dat u aanvult wanneer er wijzigingen zijn, bijvoorbeeld wanneer de aandelen overgedragen of volstort worden.
Vroeger moest een aandelenregister altijd in papieren vorm beschikbaar zijn op de zetel van de vennootschap. Tegenwoordig mag het aandelenregister (eindelijk) ook aangehouden worden in elektronische vorm. Om vennootschappen hierbij een hulp te bieden en om het gebruik van elektronische aandelenregisters aan te moedigen, hebben het Instituut van Accountants en Belastingconsulenten (ITAA) samen met de Federatie van het Notariaat (Fednot) de elektronische applicatie eStox ontwikkeld. In eStox kan een vennootschap haar aandelenregister elektronisch aanhouden, op een manier die voldoet aan de wettelijke vereisten.
Het gebruik van eStox heeft een aantal voordelen. Aandelenregisters worden minder vaak foutief ingevuld, aangezien de applicatie bij veelvoorkomende fouten in een foutmelding voorziet. Daarnaast kan een elektronisch aandelenregister in principe niet verloren gaan, iets wat bij papieren aandelenregisters wel vaak gebeurt.
Zowel bij het invullen van uw papieren aandelenregister als bij de opmaak van een elektronisch aandelenregister kunnen wij u bijstaan. Laat u bijstaan en vermijd op die manier vervelende situaties en potentiële discussies! Een seintje volstaat.
Het Flamée en Partners team
