De kans is groot dat u er al iets van hebt vernomen: vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie of e-invoicing verplicht voor alle transacties tussen btw-belastingplichtige ondernemingen. Vergeet dus de factuur op papier, maar ook de e-mail met de factuur in pdf-formaat in bijlage, en maak kennis met de e-factuur. In dit artikel bekijken we de meest gestelde vragen rond dit uiterst belangrijke onderwerp.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur (of in het Engels e-invoice) is een gestructureerd bestand waarin alle noodzakelijke facturatiegegevens vervat zitten en zodanig opgebouwd is dat dit kan gelezen worden door de softwaretoepassing (boekhoudpakket of andere) van de ontvanger. Om dit mogelijk te maken, moeten de bestanden opgemaakt worden volgens een universele structuur, het UBL-formaat.
Deze bestanden worden uitgewisseld binnen een speciaal hiertoe ontworpen netwerk tussen verschillende ondernemingen die zich hierop hebben aangesloten, het Peppol-netwerk.
Dit betekent dat de klassieke factuur op papier, maar ook onder de vorm van een Word-, Excel- of zelfs pdfbestand niet langer toegelaten zal zijn voor dit type transacties.
Moet dit ook voor verkopen aan particulieren?
Neen, verkopen aan particulieren mogen nog op de traditionele manieren gefactureerd worden.
Welke stappen kan ik nu al ondernemen?
Iedereen die een factuur wil versturen aan een andere onderneming zal minstens over een facturatietool moeten beschikken die UBL-facturen kan genereren en die aangesloten is op het Peppol-netwerk.
Ook om deze facturen te ontvangen zal men over een tool moeten beschikken die aangesloten is op het netwerk en deze bestanden kan lezen.
Bijgevolg zal in principe elke onderneming, ongeacht de omvang, de nodige stappen moeten ondernemen om zich klaar te maken voor het elektronisch factureren.
De leveranciers van facturatie- en boekhoudsoftware zijn druk in de weer geweest om ervoor te zorgen dat hun pakket aan de nodige voorwaarden voldoet en we nemen aan dat wie op vandaag nog niet Peppol-compliant is dat wellicht de komende maanden zal worden.
Aangezien deze tools zowel een boekhoudpakket als een specifiek daartoe voorzien pre-accountingoplossing kunnen zijn rest ons nog de vraag welke oplossing voor u de beste is om uw e-facturen te verzenden en/of ontvangen.
Dit zal afhangen van hoe uw onderneming en facturatieflow op vandaag georganiseerd zijn en wie wat doet in uw administratieve verwerking.
Omdat de e-facturen uiteindelijk in uw boekhouding dienen terecht te komen, is het noodzakelijk om hiervoor in overleg te gaan met uw accountant.
Wilt u meer weten over wat deze wijziging concreet voor u als ondernemer zal betekenen?
Neem contact op met uw dossierbeheerder, een mail of telefoontje volstaat. Wij helpen u graag verder.
Het Flamée en Partners team
