Een overeenkomst opzeggen gebeurt in de praktijk veelal schriftelijk, hetzij in onderling overleg, hetzij via aangetekend schrijven wanneer discussie zou kunnen ontstaan.
Hoewel aangetekend schrijven meestal een stuk meer moeite kost dan een eenvoudige e-mail, zeggen veel ondernemers bij voorkeur hun overeenkomsten toch schriftelijk op. Meestal uit veiligheidsoverwegingen. De vraag rijst of opzeggingen niet gewoon via e-mail kunnen gebeuren.
Belangrijke overeenkomsten
Een hardnekkige mythe is dat u best werkt met een aangetekend schrijven in het geval van ‘belangrijke’ overeenkomsten. Dat is echter niet het criterium van onderscheid. In werkelijkheid is het voornamelijk van belang wat in de overeenkomst opgenomen is, ongeacht het ‘belang’ van die overeenkomst.
Volg de overeenkomst
Als de overeenkomst of de algemene voorwaarden bepalen hoe een opzegging moet gebeuren (per e-mail, aangetekend schrijven…), is dat een rechtsgeldige bepaling. U moet er zich dus aan houden.
Als de overeenkomst niets vastlegt, geldt de algemene regelgeving uit het Burgerlijk Wetboek. Die bepaalt dat een opzegging via e-mail wel degelijk mogelijk is.
Hoe opzeggen per e-mail?
Met andere woorden, tenzij de overeenkomst expliciet stelt dat u op een andere wijze de opzeg moet betekenen, mag u opzeggen per e-mail. Op voorwaarde dat u de formaliteiten volgt, uiteraard.
Om van een e-mail een geldige opzegging te maken, moet u kunnen aantonen dat de bestemmeling er kennis van heeft genomen of ‘redelijkerwijs had kunnen nemen’. Het moeilijkste hier is dus aantonen dat de tegenpartij de mail ontvangen heeft. Als de tegenpartij op de mail reageert of als het mailsysteem een leesbevestiging stuurt, bent u zeker.
Zo niet, is het moeilijker om aan te tonen dat de e-mail wel degelijk ontvangen werd. In dat geval moet u aantonen dat de tegenpartij al op voorhand akkoord ging om dat e-mailadres te gebruiken voor communicatie of moet u aantonen dat u in de praktijk dikwijls met dat e-mailadres correspondeerde.
Conclusie
Als beide partijen akkoord zijn om via e-mail te werken voor alle correspondentie met inbegrip van een eventuele opzegging, neemt u dat beter zo op in de overeenkomst. Neem dan in diezelfde overeenkomst zeker bij beide partijen een e-mailadres op waarop u elkaar met zekerheid kan bereiken. Zo ontstaan geen nutteloze discussies omtrent het al dan niet ontvangen hebben van een e-mail.
Heeft de overeenkomst geen bepaling die een aangetekende opzegging vereist, overweeg dan om op te zeggen via e-mail met de expliciete vraag om een ontvangstbevestiging te sturen. In het geval u deze niet (tijdig) ontvangt, kan u nog steeds een aangetekend schrijven nasturen. Vragen hierover? Onze juridische dienst helpt u hierbij graag verder.
Het Flamée en Partners team
