Aandeelhouder verliest anonimiteit vanaf 31 oktober 2018: het UBO-register.

Wat is het “Ultimate Beneficial Owners” (UBO)-register?

Het UBO-register is een gecentraliseerd register dat door de overheid werd opgericht en dat informatie zal bevatten omtrent de uiteindelijke begunstigden van de entiteiten die onder dit wettelijk kader vallen. Deze entiteiten zijn alle in België opgerichte vennootschappen, maar ook VZW’s, stichtingen en maatschappen.

Het UBO-register heeft als doel om de natuurlijke persoon te identificeren die de effectieve controle uitoefent in de vennootschap. Dit register moet het mogelijk maken het witwassen van geld en de financiering van terroristische activiteiten efficiënter te bestrijden. Het register wordt beheerd door de Thesaurie, een onderdeel van de FOD Financiën.

De volgende personen worden als de uiteindelijke begunstigden aanzien voor vennootschappen:

De natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een percentage van 25% van de stemrechten of van de eigendomsbelangen van de vennootschap bezitten;
Een of meerdere natuurlijke personen die via andere middelen zeggenschap heeft/hebben over de vennootschap;
Indien niemand van de hierboven vermelde personen kon worden geïdentificeerd, de persoon of personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel.

In het geval van vzw’s en stichtingen worden onderstaande personen als uiteindelijke begunstigden beschouwd:

De personen die lid zijn van de raad van bestuur;
De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen of de personen die belast zijn met het dagelijks bestuur;
De stichters van de vzw;
Elke andere natuurlijke personen die via andere middelen uiteindelijk zeggenschap over de entiteit heeft.

Welke informatie moet in het register terechtkomen?

Dit is afhankelijk van het type entiteit. Voor vennootschappen moet van de uiteindelijke begunstigde volgende informatie worden meegedeeld:

Naam, voornaam en volledig verblijfadres;
Geboortedatum; Nationaliteit;
De datum waarop de persoon uiteindelijke begunstigde is geworden;
Rijksregisternummer of identificatienummer van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid;
De categorie van UBO waartoe de persoon behoort.
De omvang van het belang in de vennootschap (bijv. het percentage aandelen/stemrechten)

Ook onrechtstreekse uiteindelijke begunstigden, natuurlijke personen die via één of meerdere tussenliggende entiteiten eigenaar zijn of zeggenschap hebben over de entiteit, moeten aan het register worden toegevoegd.

Wie kan het UBO-register consulteren?

Het UBO-register is in principe een ‘openbare’ databank. Uiteraard krijgt niet iedereen zomaar toegang tot alle gegevens.

Voor vennootschappen is er toegang voorzien voor drie partijen. Ten eerste de overheidsinstanties zoals de fiscale administratie. Zij kunnen alle details van de uiteindelijke begunstigden raadplegen in het kader van hun wettelijke opdracht. Ten tweede de vennootschappen en natuurlijke personen die deze informatie nodig hebben om hun verplichtingen op het gebied van antiwitwaswetgeving ten aanzien van hun klanten te kunnen naleven zoals bankiers, advocaten, notarissen, accountants, …

Als laatste heeft het publiek beperkte toegang zoals de familienaam van de uiteindelijke begunstigde en de omvang van de participatie. Hiervoor zal een administratieve vergoeding worden aangerekend.

De gegevens van het UBO register met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden van vzw’s en stichtingen zijn eveneens toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten en voor de vennootschappen en personen als bedoeld hierboven. Het publiek heeft geen toegang , maar sommige informatie is wel toegankelijk indien een persoon of organisatie een legitiem belang aantoont en

elke andere persoon die een schriftelijke aanvraag bij de Administratie van de Thesaurie indient voor de vzw en de stichtingen die een vennootschap, vzw of stichting controleren.

In uitzonderlijke gevallen kan de Administratie van de Thesaurie, op vraag van een uiteindelijk begunstigde, de toegang tot een deel of het geheel van de informatie inzake het UBO register weigeren.

Wie dient de registratie uit te voeren?

De melding in het register kan enerzijds plaatsvinden door de zaakvoerders of de bestuurders van de vennootschap via de web portal MyMinFin. Voor vzw’s, stichtingen en andere juridische entiteiten moet de melding door de bestuurders worden uitgevoerd. Anderzijds hebben wij de mogelijkheid om dit vanuit onze functie als accountant voor u in orde te brengen.

Wanneer dient de registratie te gebeuren?

Uiterlijk tegen 31 maart 2019 moet de uiteindelijke begunstigde van de vennootschap, VZW, trust of stichting voor de eerste maal geregistreerd te zijn.

Vervolgens moet de informatie minstens één keer per jaar worden bijgewerkt. De bestuursorganen moeten alle informatie met betrekking tot uiteindelijk begunstigden doorgeven aan het UBO-register binnen een periode van één maand na de datum waarop deze bekend of gewijzigd zijn.

Welke zijn de sancties bij niet naleving?

Er kunnen twee soorten sancties worden opgelegd aan de personen die verantwoordelijk zijn voor het management van de entiteit; voornamelijk de bestuurders en zaakvoerders in geval van niet-naleving van deze verplichtingen:

een administratieve boete van 250 EUR tot 50.000 EUR; en
een strafrechtelijke boete van 400 EUR tot 40.000 EUR.

Actiepunt

Wij zullen de registratie in het UBO register voor uw vennootschap alvast voorbereiden en tijdig informeren over de stand van zaken.

Indien u vragen heeft, aarzel niet om onze expert te contacteren via sally@flamee.be

Met vriendelijke groeten

Flamée & Partners